Pengurusan

Pengurusan adalah satu bidang yang luas merangkumi segala aspek kehidupan manusia dan kaitannya dengan persekitaran. Sains pengurusan telah wujud sejak beribu-ribu tahun yang lalu. Jika pembinaan piramid di Mesir tidak diuruskan dengan teliti, kemungkinan hari ini kita tidak akan melihat salah satu daripada keajaiban dunia itu. Manusia pada zaman itu sudahpun mengetahui bagaimana menguruskan satu projek pembinaan yang amat besar. Dikatakan satu bongkah batu piramid itu besarnya seperti sebuah rumah moden sekarang. Bayangkanlah jika pembinaan itu tidak diuruskan dengan satu pengurusan yang teratur nescaya bongkah-bongkah batu itu tidak akan dapat disusun dengan sedemikian rupa sehingga menjadi satu binaan yang begitu menakjubkan sehingga ke hari ini! Begitu juga dengan Tembok Besar China, pastinya ia telah diuruskan dengan satu sistem pengurusan yang begitu sistematik.

Definasi Pengurusan

Pengurusan telah diberi berbagai definasi semenjak bidang ini dikenalpasti sebagai satu cabang ilmu yang perlu dipelajari. Salah satu definasi pengurusan dalam pertukaran abad ialah:

"Pengurusan adalah satu seni melakukan dan menyiapkan sesuatu kerja dengan cara mengelola dan menyelia kerjasama yang diberikan oleh orang lain"

Dalam konteks pengurusan sesebuah organisasi, "orang lain" di sini merujuk kepada pekerja-pekerja yang berada di bawah tanggungjawab seseorang pengurus.

Steers (1985) pula mendefinasikan pengurusan sebagai satu proses merancang, menganjur, memimpin dan mengawal aktiviti-aktiviti pekerja-pekerja selaras dengan sumber yang ada untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

Koontz dan O'Donnell (1976) juga menyatakan bahawa pengurusan boleh dibahagikan kepada beberapa fungsi yang utama termasuk perancangan, penganjuran, kepimpinan dan pengawalan.

Daripada beberapa definasi di atas, sains pengurusan, tidak kira samada diaplikasikan dalam bidang perindustrian, pembinaan, perbankan, pengeluaran, pembuatan, perniagaan atau bidang-bidang lain, mempunyai satu konsep asas yang serupa. Sains pengurusan mengandungi empat elemen yang utama:

Perancangan (Planning)

Penganjuran (Organising)

Kepimpinan (Leading) dan

Pengawalan (Controlling)

Semua organisasi mempunyai matlamat dan objektif masing-masing. Boleh dikatakan semua organisasi yang menjalankan perniagaan (business organisations) mempunyai matlamat yang sama, iaitu untuk mendapatkan keuntungan yang maksimum berbanding pelaburan.

Keempat-empat elemen utama sains pengurusan di atas perlu disempurnakan dengan berkesan supaya setiap organisasi itu dapat mencapai matlamat dan objektif. Cara bagaimana untuk mencapainya bergantung kepada keupayaan dan sumber yang ada pada sesebuah organisasi.

Hubungan baik di antara pihak pengurusan dan pekerja perlu dititik-beratkan supaya matlamat dan objektif organisasi dapat dicapai tanpa sebarang masalah. Ini adalah penting kerana jika pekerja tidak memberikan kerjasama ke arah pencapaian matlamat, maka segala bentuk perancangan yang baik akan gagal. Oleh itu pekerja adalah aset utama yang perlu diberi perhatian sepenuhnya kerana merekalah nadi penggerak sesebuah organisasi.

Revolusi Perindustrian

Revolusi Perindustrian bermula di England sekitar tahun 1770-an dan telah merebak ke Eropah dan Amerika pada kurun ke 19. Sebelum era tersebut, kebanyakan barangan dibuat di dalam bengkel atau bangsal-bangsal kecil yang hanya memerlukan seorang yang mahir dan beberapa orang pekerja. Peralatan yang digunakan juga adalah ringkas dan mudah, tidak secanggih seperti peralatan yang ada sekarang.

Kemudian, beberapa ciptaan terhasil daripada keinginan manusia menggantikan tenaga mereka dengan tenaga mesin. Salah satu ciptaan yang amat penting yang telah mengubah cara manusia bekerja ialah ciptaan enjin stim oleh James Watt pada tahun 1764. Enjin stim ini mampu menggerakkan mesin-mesin yang digunakan di kilang-kilang tekstil pada masa itu. Ini diikuti dengan spinning jenny yang dihasilkan oleh James Hargreaves pada tahun 1770 dan power loom oleh Edmund Cartwright pada tahun 1785. Peningkatan kemajuan yang mendadak ini dimangkinkan juga dengan bekalan arangbatu dan besi waja yang mencukupi untuk menghasilkan tenaga dan mesin-mesin yang tahan lebih lama berbanding dengan peralatan yang digunakan sebelum ini.

Walaupun dengan bantuan mesin-mesin ini pengeluaran didapati tidak memuaskan kerana mengambil masa yang lama dan menelan belanja yang tinggi. Ini adalah kerana produk dikeluarkan oleh seorang yang mahir yang cuma boleh menumpukan perhatiannya kepada satu produk sahaja dan tidak ada satu piawai yang wujud untuk alat-alat ganti yang digunakan.

Untuk mengatasi masalah ini satu sistem ukuran piawai telah diwujudkan dan ini sedikit sebanyak telah dapat mengatasi masalah yang dihadapi. Kesan daripada ini kilang-kilang telah banyak didirikan dan mampu memberikan mata pencarian kepada orang ramai.

Pengurusan Saintifik Taylor

Walaupun bidang perindustrian berkembang dengan baik, namun teori dan amalan pengurusan tidak menunjukkan banyak perubahan. Apa yang diperlukan ialah satu sistem pengurusan yang lebih sistematik dan berkesan.

Frederick Winslow Taylor, juga dikenali sebagai Bapa Pengurusan Saintifik, percaya kepada sains pengurusan yang berdasarkan pemerhatian, pengukuran, analisis dan pembaharuan kaedah kerja, dan insentif ekonomi. Beliau telah membuat kajian yang mendalam tentang kaedah kerja yang paling sesuai untuk melakukan sesuatu kerja atau tugas.

Taylor juga percaya bahawa pihak pengurusan perlu bertanggungjawab untuk merancang, memilih pekerja dengan teliti, memberi latihan yang mencukupi kepada pekerja dan memelihara hubungan baik dengan pekerja. Pengurusan juga perlu bertanggungjawab ke atas apa yang pekerja lakukan. Kesemua teknik dan konsep pengurusan ini telah dibukukan dalam "The Principles of Scientific Management" yang telah diterbitkan pada tahun 1911.

Antara kandungan Pengurusan Saintifik Taylor bolehlah diringkaskan seperti berikut:

1. Setiap aktiviti perlu didasarkan kepada sains untuk menggantikan pendapat atau peraturan-peraturan yang tiada asas.
2. Pekerja perlu dipilih dengan teliti dan kaedah sains digunakan untuk melatih dan membangunkan pekerja-pekerja yang sudah dipilih.
3. Pihak pengurusan perlu bekerjasama dengan pekerja supaya aktiviti dilakukan berpandukan kaedah-kaedah sains yang telah dibangunkan.
4. Pihak pengurusan perlu lebih bertanggungjawab ke atas aktiviti-aktiviti yang dilakukan oleh pekerja di mana sebelum ini tanggungjawab itu dipikul oleh pekerja sahaja.

Selari dengan pemerhatian dan kajian Taylor, terdapat beberapa tokoh industri yang lain yang telah menyumbang ke arah kemajuan di dalam bidang pengurusan perindustrian terutamanya:

Frank Gilbreth

Beliau telah membuat kajian ke atas pergerakan tubuh badan manusia untuk melakukan sesuatu kerja. Hasil daripada kajian ini beliau telah membangunkan prinsip ekonomi pergerakan yang mengandungi 17 pergerakan asas manusia dikenali sebagai Therbligs.

Henry Gantt

Menghasilkan satu sistem penjadualan yang digunakan seluruh dunia dikenali sebagai Gantt Chart.

Henry Ford

Memperkenalkan mass production, satu sistem di mana jumlah pengeluaran yang besar dihasilkan daripada kegunaan komponen-komponen piawai dan tidak memerlukan pekerja-pekerja mahir.

Selain daripada tokoh-tokoh di atas terdapat juga tokoh-tokoh industri yang lain yang telah menyumbang sacara langsung ataupun secara tidak langsung kepada revolusi perindustrian sehingga ke hari ini. Ini ditunjukkan seperti Jadual 1.1 di bawah:
 

Pada tahun 1940-an, Abraham Maslow memperkenalkan teori motivasi dan diulas dengan lebih mendalam oleh Frederick Hertzberg pada tahun 1950-an. Daripada sini Douglas McGregor (1960-an) membuat kesimpulan bahawa teori motivasi terbahagi kepada dua iaitu Teori X dan Teori Y. Teori X menyatakan bahawa manusia memang tidak suka untuk bekerja, menganggap kerja itu sebagai satu paksaan. Manakala Teori Y menyatakan manusia adalah makhluk yang senang bekerja sejak dari semulajadi. Pada tahun 1970-an, William Ouchi menambah satu lagi teori iaitu Teori Z di mana ia menyatakan bahawa kerja adalah sesuatu yang kekal dan manusia perlu membentuk kemahiran untuk menyelesaikan masalah secara berkumpulan.

Peranan Pengurus di Dalam Organisasi

Pencapaian matlamat dalam sesebuah organisasi akan menjadi lebih berkesan jika ia dilakukan secara berkumpulan berbanding secara individu. Untuk memastikan setiap individu memberikan kerjasama ke arah tersebut bukanlah satu perkara yang mudah. Pihak pengurusan ataupun pengurus-pengurus perlu memainkan peranan yang penting supaya aktiviti yang dilakukan di dalam organisasi tidak menyimpang daripada matlamat yang telah ditetapkan.

Peranan seorang pengurus itu bergantung kepada fungsi atau jabatan yang telah dipertanggungjawabkan ke atasnya. Pengurus kewangan misalnya mempunyai peranan untuk memastikan bahawa sumber-sumber diperolehi dan dibahagikan keseluruh bahagian organisasi. Begitu juga pengurus pemasaran bertanggungjawab menilai kehendak pelanggan, mempromosikan produk baru dan meningkatkan jualan supaya dapat bersaing dengan pengeluar lain di pasaran. Pengurus operasi pula menentukan bahawa produk yang dikeluarkan adalah bermutu; pada kadar, kos dan masa yang telah ditetapkan.

Terdapat juga fungsi-fungsi lain di dalam organisasi seperti akaun, sumber manusia, perhubungan awam, penyenggaraan dan pembaikpulihan, pengedaran dan sebagainya. Kesemua fungsi ini mempunyai seorang pengurus yang bertanggungjawab memastikan kesemua aktiviti di dalam bidang kuasanya berjalan dengan lancar. Walaupun pengurus-pengurus berada di dalam fungsi atau jabatan yang berbeza namun pada dasarnya mereka mempunyai tanggungjawab yang serupa seperti yang telah disenaraikan oleh Mintzberg dalam Jadual 1.2 di bawah:
 
 

Terdapat dua pendekatan utama kepada pengurusan iaitu pendekatan yang melihat sains pengurusan sebagai satu proses dan pendekatan yang melihat sains pengurusan sebagai satu sistem.

Pengurusan Sebagai Satu Proses

Pendekatan ini telah diasaskan oleh Henri Fayol, seorang tokoh perindustrian Perancis pada sekitar tahun 1916 seiringan dengan perkembangan yang sedang berlaku di Amerika oleh Frederick W. Taylor pada ketika itu. Secara dasarnya Fayol melihat pengurusan terdiri daripada empat fungsi atau proses yang penting (perancangan, penganjuran, kepimpinan dan pengawalan). Keempat-empat fungsi ini merupakan proses-proses utama dalam pengurusan sesebuah organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan. Ini dapat digambarkan seperti Rajah 1.1 di bawah:
 

Pengurusan Sebagai Satu Sistem

Pendekatan ini bermula sekitar tahun 1960-an di mana pengurusan dilihat sebagai satu sistem yang terdiri daripada berbagai bahagian atau komponen yang saling berkait di antara satu sama lain, bekerjasama ke arah satu tujuan yang sama. Dalam konteks organisasi perniagaan, organisasi boleh digambarkan sebagai satu sistem yang besar yang mengandungi beberapa sub-sistem (contohnya sub-sistem pemasaran, sub-sistem operasi, sub-sistem kewangan dan sebagainya), dan setiap sub-sistem ini mungkin boleh dibahagikan kepada sub-sistem yang lebih kecil.

Sebuah organisasi adalah merupakan satu sistem yang terbuka di mana ia perlu berinteraksi dengan persekitarannya dalam menjalankan aktiviti-aktiviti hariannya. Contohnya jika Kerajaan meluluskan satu undang-undang baru, organisasi terlibat perlulah membuat penyesuaian yang sewajarnya supaya perjalanan sistem yang sedia ada tidak terganggu.
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Rujukan

Zulkiflle Leman, Nota Kuliah—KMP3903 Pengurusan Industri I (November 1998-Mei 2000), Jabatan Kejuruteraan Mekanikal dan Pembuatan, Fakulti Kejuruteraan, Universiti Putra Malaysia.

Mohd Rasid Osman, Nota Kuliah—KS373 Pengurusan Perindustrian (November 1997), Jabatan Kejuruteraan Mekanikal dan Pembuatan, Fakulti Kejuruteraan, Universiti Putra Malaysia.

Stevenson, W.J., "Production Operations Management", Irwin/McGraw-Hill,6^th Edition, 1999.

Turner, W.C., Mize, J.H., Case, K.E., "Introduction to Industrial and Systems Engineering", Prentice Hall, 3^rd Edition, 1993.

Mar, D.D., "Operations and Industrial Management", McGraw-Hill, 1985.